Hr-практикум HR-практикум

Внутрифирменная газета (web-сайт) как коммуникационный канал работы с персоналом

Если в организации нет четко наложенных источников информации, то работники склонны самостоятельно выделять из внешнего окружения важное и неважное для организации, причем критерий оценки у каждого работника свой. Тоже самое происходит, если не налажена система публичного поощрения. Для удовлетворения карьерных амбиций сотрудники разрабатывают пути и способы показать окружающим свои достижения.  На этой почве могут развиваться личностные конфликты, которые ухудшают морально-психологический климат  в коллективе.

При этом разные сотрудники фирмы  ведут работу по разъяснению распоряжений руководства, идей развития организации, поздравляют сотрудников с днями рождения, делают подарки, работают с жалобами и предложениями, организуют вечеринки и выезды на природу, собирают спортивную команду  – т.е. коммуникации внутри компании существуют, независимо от того управляем мы ими или нет.

Но распространение информации в компании разрозненно и не скоординировано.

В процессе интерпретации корпоративной информации включается правило испорченного телефона, когда достоверность сообщения падает, и возрастает число слухов. При появлении слухов или отсутствии информации работники начинают искать подтверждение слухам, доходящим до них обрывкам информации. В поисках компетентного источника информации сотрудники отвлекаются от основной работы.  Отвлечение сотрудников  не повышает производительность компании. 

Кроме того, невозможно  внедрить корпоративные ценности при отсутствии коммуникационной политики.

Работа со служащими должна строиться на основе двусторонней партнерской коммуникации. Служащие должны быть хорошо информированы и иметь возможность высказывать свои мнения по организационным вопросам.

Узкое место корпоративной коммуникации - это середина иерархической лестницы. У менеджеров среднего и нижнего уровня подчас нет четких критериев коммуникационной политики.  Если руководство компании четко себе представляет задачи компании, то довести эти знания до каждого рядового сотрудника представляется невозможным без отлаженной системы внутренних коммуникаций. Знание задач компании поможет сотрудникам сформировать понимание их личного вклада.

Сегодняшний работник - это не "наемная сила". Эффективность деятельности современной компании зависит от сплоченности персонала, от доверительных, заинтересованных отношений между руководством и сотрудниками, от надежности вертикальных и горизонтальных связей. Современный работник должен быть заинтересован в успехах фирмы, в результатах своего труда.

Руководство компании должно определять внутрифирменную политику, а специалист по персоналу при разработке конкретных программ по работе с персоналом должен учесть следующие мотивы заинтересованности:

• соответствие характера работы характеру работника;
• зарплата, выполняющая функцию обратной связи и складывающая на основе личного вклада, участия в работе коллектива и участия в прибылях;
• комфорт на рабочем месте, отсутствие которого должно компенсироваться денежной надбавкой;
• чувство хозяина, испытываемое на любом рабочем месте;
• самоуправление - уверенность работника в том, что высказанное им мнение, соединившись с мнениями других, может влиять на технологию производства, организацию управления, подбор и расстановку персонала.

Стержнем для персонала должен стать материальный интерес в сочетании с патриотизмом по отношению к фирме.

Такая политика предусматривает:

• объединение персонала на основе индивидуальных целей (самореализация, зарплата) для достижения общей цели (прибыль и процветание фирмы);
• создание идеологии и имиджа фирмы, в поддержании которого участвует персонал;
• взаимопонимание между руководством и персоналом;
• создание единой системы объективных оценок на основе вклада каждого в успех фирмы;
• поддержание высокого профессионализма;
• контроль за мотивированностью, поддержание благоприятного психологического и морального климата.

Эффективные информационные связи со служащими ведут к более высокой производительности труда и удовлетворенности работой, лучшему достижению целей организации, более совершенным отношениям с потребителями и др. В свою очередь, эффективности информационных связей определяется хорошим организационным климатом. Задача специалиста по  PR - лучше информировать работников о делах своей организации и помогать им доводить свои мнения до руководства.

Аналогично финансовой, маркетинговой, кадровой политике НСС необходимо иметь коммуникационную политику.  Если ее нет, то в организации будут распространяться слухи и дезинформация.

Коммуникационная политика должна иметь целевую ориентацию. Ее успех определяется стремлением руководства к:

• ознакомлению служащих с целями, задачами и планами организации;
• информированию о проблемах, действиях и результатах;
• стимулированию постоянного, честного, ориентированного на решение трудовых проблем двустороннего общения менеджера с подчиненными;
• оперативному  и быстрому информированию о наиболее важных делах и решениях;
• установлению духа творчества и новаторства.

Существует два источника информации, на которых базируется оценка компании: внутренний и внешний. Под внутренним источником понимаются официальные каналы распространения информации в фирме. Под внешними - любая другая информация, полученная из внешней среды организации: СМИ, партнеров, конкурентов, клиентов, властей и т.п.

Понятно, что если информация о фирме исходит не от нее самой, достоверность такой информации падает. Фирма теряет контроль над такой информацией, что может обернуться для нее не самым лучшим образом.   Поэтому компания заинтересована в том, чтобы сотрудники получали информацию из "первых" рук, т.е. в интерпретации руководства. 

Каналами распространения информации в организации чаще всего служат собрания и совещания, внутренние газеты, доски объявлений. Стержнем коммуникационных отношений внутри компании может стать внутрифирменная газета.

Внутренняя газета определяется как некоммерческое издание, выпускаемое компанией для поддержания контакта с сотрудниками.

Главной задачей газеты для внутреннего пользования является создание в коллективе чувства единой семьи, укрепление доверия к руководству, разъяснение политики организации, привлечение работников к сотрудничеству с администрацией, пробуждение у них интереса к делам организации. Но если газета будет заниматься только этим, она будет скучной, как бы оригинально ни подавались материалы.  Поэтому в газете должны быть статьи и на более общие темы, она должна более полно освещать деятельность сотрудников. 

Цели создания внутрифирменной газеты:

1. оперативное информирование о наиболее важных делах и решениях.
2. привлечение  внимания сотрудников и повышение их заинтересованности  деятельностью компании через информирование о проблемах, действиях руководства и их результатах;
3. позиционирование компании как заботящейся  о своих сотрудниках и поддерживающей с ними постоянную связь.
4. снижение сопротивления при проведении организационных изменений, которые компания запланировала провести, путем информирования о деятельности и целях руководства. Как известно, реакция на перемены (сопротивление или поддержка) базируется на понимании ситуации в организации, а также прогнозировании последствий вынужденных перемен.

Список тем, необходимых для освещения в внутрифирменной газете:

1. Миссия, корпоративные ценности и история компании.
2. Уровень организационной культуры фирмы: уровень организации труда, оперативность, порядок, оригинальные методы работы; высокий уровень и культура обслуживания клиентов.
3. Финансовые успехи.
4. Организация внутрифирменных мероприятий.
5. Участие компании в благотворительности и спонсорстве.
6. Корпоративный престиж. Психологический климат на фирме.
7. Уровень текучести кадров.
8. Личность лидера, его имидж.
9. Стиль работы руководителя, его авторитет; публичные выступления.
10. Результативность работы; качество продукции или услуг; тенденции роста и развития; стабильный доход.
11. Высокий уровень качества управления (менеджмента) и технологий.
12. Профессионализм сотрудников. Переподготовка кадров.
13. Наличие традиций и духа соревнований.
14. Уважение правовых норм, законность операций.
15. Льготы сотрудникам.
16. Участия в профессиональных конкурсах; награды в связи с этим.
17. Фирменный стиль.
18. Офис: местоположение, дизайн интерьера.
19. Условия отдыха, спортивная команда.
20. Внешние условия, влияющие на результаты  деятельности (новые законодательные акты, предкризисная обстановка, рыночная конъюнктура).
21. Благотворительная и спонсорская деятельность.
22. Интервью с руководителями.
23. Заявления руководства для печати.
24. Отчеты с пресс-конференций.
25. "Спрашивали - отвечаем".
26. Материалы, показывающие значимость сотрудников для фирмы.

Реальное осуществление выпуска может быть поручено сотрудникам отдела маркетинга: определение тиража, создание редакции, работа дизайнера, верстка.

В современных условиях аналогом внутрифирменной газеты может стать внутренний web-сайт. Однако это возможно только при условии, что все (по крайней мере 90%) рабочих мест оснащены стационарными компьютерами.

Техническое исполнение данного варианта обеспечивает отдел ИТ, менеджер по персоналу совместно со специалистами по связям с общественностью готовят материалы для размещения на сайте.

Web-сайт несет те же коммуникативные функции, что и внутрифирменная газета, но более удобен в использовании и дешев. Поскольку ресурсы Интернета не ограничены, возможно размещение и хранение большого количества информации, включая статьи, фотографии сотрудников и корпоративных мероприятий, список лечебных учреждений для использования по медицинской страховке, список телефонов и электронных адресов, дней рождений и т.д. Для оповещения сотрудников по срочным вопросам организуется автоматическая рассылка на электронные адреса. Еще одно достоинство внутреннего сайта – возможность организации форума, чата для обмена информацией, переписки и т.д.

На основании вышесказанного можно сделать вывод, что при формировании внутрифирменного имиджа организации наиболее эффективным инструментом является создание внутрифирменных стандартов компании и ведение внутренней газеты (web-сайта). Необходимо отметить, что следование  внутрифирменным стандартам, налаживание каналов работы с внутренней общественностью при создании внутри корпоративного имиджа эффективно лишь в тех случаях, когда определена стратегия организации на всем социальном континууме.