Должностная инструкция администратора выставочного зала

1.

Категория должности:

Специалист

2.

Квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им должностью:

2.1. Профессиональные требования:

• Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет;
• Знание компьютера и программного обеспечения (программы Word, Excel, Power Point, Internet, электронная почта);

2.2. Личные качества:

• Мотивированность (настроенность на упорную работу по достижению целей);
• Умение анализировать и решать проблемы (способность рационально рассматривать проблему, разбивать ее на составные части, делать систематизированные выводы, основанные на правильно отобранной информации);
• Межличностное понимание (умение учитывать особенности людей при общении с ними, проявление уважения к собеседнику);
• Стремление достичь высокого качества и продуктивности выполняемой работы;
• Стрессоустойчивость (умение эффективно работать в условиях стресса или под давлением);
• Готовность принимать решения, проявлять инициативу;
• Коммуникативные способности (умение говорить ясно, четко и с учетом особенностей собеседников, как при общении с отдельными людьми, так и с группой);

2.3. Знания:

• Продукция компании (ассортиментный ряд, цены, материалы и другие особенности, отличия от продукции конкурирующих компаний);
• Документооборот (накладные, счета, заявки, договора);
• Основы организации рекламы;
• Порядок оформления помещений;
• Основы эстетики и социальной психологии;
• Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
• Деловой этикет.

3.

Порядок назначения и освобождения от должности:

Администратор выставочного зала назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генерального директора.

4.

Основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия:

• Законодательные и нормативные правовые акты;
• Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
• Личные распоряжения руководства компании (Генерального директора, Коммерческого директора) и непосредственного руководителя (Руководителя отдела продаж);
• Приказы и распоряжения по компании;
• Положение об отделе продаж;
• Должностная инструкция Администратор выставочного зала.

5.

Наименование должностных лиц, которым подчиняется сотрудник:

Администратор выставочного зала непосредственно подчиняется Руководителю отдела продаж.

6.

Перечень структурных подразделений и (или) отдельных сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе (если таковые имеются):

-

7.

Порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия:

Производится на усмотрение Руководителя отдела продаж или Коммерческого директора.

8.

Условия работы:

Режим работы Администратора выставочного зала определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

1.

Эффективная организация работы выставочного зала.

2.

Своевременное и качественное обслуживание клиентов компании.

1.

Основные должностные обязанности:

1.1.

Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию клиентов, созданию для них комфортных условий:

• проводит переговоры с клиентами и потенциальными клиентами компании по телефону и электронной почте;
• консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг и продукции компании;
• информирует клиентов о проводимых акциях, новых поступлениях, изменениях цен, времени поступления новых коллекций на склад;
• проводит опросы клиентов для выявления спроса на существующие и перспективные коллекции;
• осуществляет рассылку информационно-рекламных материалов;
• принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;
• рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей проводит необходимые организационно-технические мероприятия;
• своевременно вносит информацию обо всех изменениях, касающихся существующих клиентов, а также сведения о новых клиентах в базу данных компании;
• координирует и контролирует отгрузку товара со склада, своевременное резервирование товаров и снятие с резерва;
• своевременно заносит информацию о поступивших товарах в прайс-лист, сверяет размеры, цены и артикулы товаров;
• осуществляет заказ товара на внутреннем складе компании, контролирует своевременное пополнение выставочного зала товарными запасами;
• контролирует наличие товаров в выставочном зале, проверяет качество, наличие и соответствие маркировок, ценников на товарах.

1.2.

Осуществляет контроль сохранности товаров, торгового оборудования и прочих материальных ценностей:

• обеспечивает исправность и сохранность инвентаря, оборудования и другого имущества;
• контролирует своевременность и качество проведения работ по уборке помещений, разгрузке и расстановке товара в выставочном зале обслуживающим персоналом;
• следит за соблюдением клиентами противопожарных и санитарных правил.

1.3.

Оформляет необходимую документацию при работе с клиентами:

• принимает участие в оформлении договоров поставки, хранения, купли-продажи с физическими и юридическими лицами;
• согласовывает и оформляет документы, связанные с отгрузкой товара;
• заполняет заявки на реставрацию изделий из зала и на дополнительные работы (перекраска, обивка и т.д.);
• подготавливает отчеты о проделанной работе.

1.4.

Оказывает помощь в проведении оформительских работ в помещениях предприятия

• производит распечатку ценников, контролирует читаемость ценников на расстоянии;
• участвует в работах, связанных с художественным оформлением выставочного зала;
• анализирует опыт других предприятий торговли в художественном оформлении помещений, размещении рекламы.

1.5.

Взаимодействует с деловыми партнерами компании в рамках выполняемых должностных обязанностей. Принимает участие в процессе заключения договоров.

1.6.

Исполняет распоряжения и приказы администрации предприятия.

2.

Дополнительные обязанности:

2.1.

По поручению Руководителя отдела продаж или Коммерческого директора сотрудник выполняет должностные обязанности, предусмотренные квалификационными характеристиками по другим должностям, родственные по содержанию работ, равные по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации и изменения должностного наименования.

2.2.

В ряде случаев, перечисленных ниже, сотрудник выполняет расширенный круг должностных обязанностей, родственных по содержанию работ и равных по сложности его основным обязанностям:

• совершенствование организации труда;
• внедрение новых технических средств;
• проведение мероприятий по увеличению объема выполняемых работ;

Администратор выставочного зала имеет право:

1.

Знакомиться с проектами решений руководства организации и Руководителя отдела продаж, касающимися деятельности структурного подразделения, в котором он выполняет свои обязанности, или участка выполняемой им работы.

2.

Присутствовать на заседаниях, собраниях организации по вопросам деятельности организации или отдела продаж.

3.

Участвовать в обсуждении вопросов относительно исполняемых им обязанностей.

4.

Осуществлять взаимодействие с сотрудниками структурных подразделений компании в рамках исполняемых должностных обязанностей (запрашивать необходимую информацию и документы, привлекать специалистов других структурных подразделений к решению общих задач).

5.

Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов, входящих в компетенцию Администратора выставочного зала.

6.

Вносить на рассмотрение руководства компании и Руководителя отдела продаж предложения по улучшению деятельности организации и структурного подразделения, совершенствованию методов работы коллектива; замечания по деятельности структурного подразделения; варианты устранения имеющихся в деятельности организации (структурного подразделения) недостатков.

7.

Предпринимать соответствующие действия по предотвращению и устранению конфликтных ситуаций и причин, их повлекших.

8.

Использовать для решения профессиональных задач в рамках должностных обязанностей следующие средства:

·        персональный компьютер, программное обеспечение компании и стандартные программы;

·        телефонную и электронную связь.

Администратор выставочного зала несет ответственность за:

1.

Неисполнение, некачественное и (или) несвоевременное исполнение возложенных на него должностных обязанностей, указанных в должностной инструкции, в соответствии с действующим трудовым законодательством.

2.

Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

3.

Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка организации и (или) инструкции о сохранении коммерческой тайны.

4.

Некорректное отношение к сотрудникам и руководству компании, нарушение субординации.

5.

Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарным и другим правилам создающих угрозу деятельности предприятия, его сотрудникам.

6.

Причинение материального ущерба и (или) ущерба деловой репутации компании в соответствии с действующим трудовым и гражданским законодательством

Администратор выставочного зала в процессе работы взаимодействует:

1.

С руководителями структурных подразделений организации – по вопросам, связанным с работой отдела продаж.

2.

С сотрудниками структурных подразделений организации по вопросам:

• осуществления эффективной работы с клиентами компании;
• организации и проведения рекламных кампаний;
• декорирования помещений.

3.

С юридическим отделом – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

4.

С отделом кадров – по вопросам документационного обеспечения.

5.

С отделом рекламы и связей с общественностью – по вопросам проведения рекламных акций и специальных мероприятий, художественного оформления помещений, формирования прайс-листов.

6.

С финансовым отделом – по финансовым вопросам, связанным с выполняемыми должностными обязанностями.

7.

С реставрационным отделом – по вопросам предпродажной подготовки товара, проведения реставрационных или дополнительных работ, по претензиям клиентов.

8.

Со складом – по вопросам своевременного резервирования, снятия с резерва и отгрузки товара со склада.